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律师事务所高级管理层的危机管理以及未来规划

 

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Paul Smith

作者:Paul Smith,安睿顺德伦律师事务所前主席,也是《真实的交易:有效的律师事务所领导力》一书的合著者,本文结论部分的作者是Patrick Dransfield

由上海市锦天城律师事务所提供中文翻译
This article is translated by AllBright Law Offices

[To read this article in English: Black Swan Alert! – Covid-19 and what senior partners should be doing right now to survive]

很多律师事务所的合伙人在应对Covid-19危机时,他们都非常关注未来的发展趋向,但现在则是调整注意力并采取措施使律所适应新世界的时候。就律所如何适应未来,本文提出一些当前律所应当采取的措施建议。

Covid-19是一种典型的“黑天鹅”事件(“黑天鹅”是指某种不可预测或不可预见的事件,通常伴随极端的后果。这一概念由作家兼期权交易员Nassim Taleb在2007年首次予以普及)。“黑天鹅”事件之所以能够成为一种超出人们常规预期范围的、有着极端影响的事件,是因为以往的任何东西都无法确切地指向此类事件发生的可能性以及由此导致的后果。Covid-19事件之前,律师事务所的市场状况看起来很健康,其每年的收益率一年比一年高。但是,对很多律师事务所来说,这一成就是由以下举措带来的:一是律所通过减少权益合伙人数量,进而减少了收益分享者;二是针对那些对律师费日益抵触的客户群体,律所尝试提高费率。这种良好状况的表象,也被以下因素所遮掩:一是律师事务所的高负债,二是合伙人个人以资金贷款的形式负担了大量个人债务,这些贷款被用于其在律师事务所的投资。此外,由于坏帐的累积,一些律师事务所此前甚至将其律师费催收业务外包给了第三方催收公司。而合伙人通常认为,因为他们承担了相应的风险,所以他们的高回报是合理的。

因此,甚至其实在Covid-19这一黑天鹅事件之前,很多律师事务所就远比人们所以为的状况要脆弱得多。现在,每天都有越来越多的证据表明,很多律师事务所已经陷入困境。很多律师事务所开始采取裁员和员工休假的举措,投资并购交易和房地产交易正逐渐萎缩,合伙人提款额度被削减乃至停止,一周4天的工作制也被引入。不幸的是,一如2008年大萧条一样,一些律师事务所将不可避免地消失,。这其中将会包含一些在业内家喻户晓的律所,因为以往的成功并不能保证一个光明的未来。2008年危机就加速了美国Dewey & LeBoeuf LLP律师事务所、加拿大Heenan Blaikie律师事务所以及英国Halliwells律师事务所的消亡。

在应对Covid-19危机带来的直接后果时,律师事务所的领导者们常常会采取“未雨绸缪”和“顺利渡过难关”之类的措施。律师事务所可能已经建立了危机管理团队,包括了来自诸如金融和IT等关键领域的成员。更有远见和适应能力的律师事务所可能已经在其危机管理小组中增加了一位相当可靠的来自市场部门的同事。律师事务所应聚焦于维持现金流的流入,没有足够的现金流,所有业务都将难以维持。对此,随意性的开支将被削减,而员工将被迫休假或缩短工作周时间,或不幸被解雇,未付的账单将被追收,首席财务官也应不断调整现金流预测。

律师事务所通常会本能地首先削减营销预算,但是营销预算实际上应当最后予以削减。更明智的做法是,将之前分配给面向客户活动的营销预算重新分配给包含虚拟活动在内的其他媒介,从而向现有客户及全世界展示律师事务所在危机期间的同理心、积极主动性和创造性。

律师事务所也应审查其贷款安排。谨慎的公司不应当依赖于可能被随时撤销的银行透支举措,而应当采取较长周期的贷款安排,比如3年以上的循环信用贷款。这些措施可以为律师事务所赢得时间,从而采取任何必要的措施以求生存。这将不可避免地需要与贷款机构进行公开、坦诚的交流。而在危机之前,就已经有很多律师事务所处在“风险”名单上了。正如老话说的那样——当潮水退去时,你才知道谁一直在裸泳。

When the Wip comes down-1

同样还有一句老话这么说——“永远不要让危机白白浪费掉”。通常认为,Covid-19之后,世界将不再是原来的样子。多年以来,将办公室设立在标志性建筑中,这一直是许多律师事务所出资人的昂贵的包袱。Covid-19迫使人们远程办公,这在以往是不可能的情形。人们还会想回复到每天往返办公室通勤的状态吗?现在是时候反观律所租房情况,并考虑如何能大幅度减少租赁面积。如今,随着大型交易的签署已不再需要大片的实际空间来完成,律师事务所真的还需要那间几乎不会用到的30人会议室吗?检查所有的租赁约定,看看多久可以搬出。或者,也可以和业主进行商谈,,争取一定期限的月租减免——在他们的经营场所中留住可靠的优质客户,这与业主的利益也是一致的。

适当地在律师事务所的政策和工作流程中将远程办公制度化是很重要的,其中,有关客户数据共享的规则尤为重要。让律师事务所的员工随时了解最新情况是非常关键的,而持续的沟通对于通知及安抚员工也很重要。员工远程办公时,使律师事务所文化富有活力也很重要,这可以通过定期线上团队会议、智力比赛、竞赛来实现——我甚至还听说过“虚拟酒吧”。需要强调的是,居家分享将意味着,未来企业文化将不再像以前那样等级森严和团体化,企业文化也将更加非正式,员工也会在这一环境中相应开展活动。在人们感到担忧的时候,领导者可以做出一个强有力的举动,即把他/她的手机号码和能够联系到自己的电子邮件发给员工,提示事务所里的任何人都可以随时与他/她联系。在我担任安睿顺德伦律师事务所主席时,我常常意识到这么一点,尽管我尽了最大努力,但是总会有人说他们仍未获得沟通。当我向所有人提供了我的个人联系方式,有关缺乏沟通的批评也就烟消云散了。有趣的事,这一举措并没有被滥用,一些有意义的对话也随之而来。随后,我与另一位律师事务所负责人讨论了这个问题,他也有同样的经历。在这个充满不确定性的时代,我衷心地建议律师事务所的领导者们拥抱这个角色,并确保事务所的所有利益相关方都能及时保持沟通。

同样重要的是,通过持续的Covid-19情况更新,从而使客户及时了解有关情况,并起到安抚的作用。这场危机将加速律师事务所数字化产品的推出。在黑天鹅事件之前,当律师事务所努力推动事务所的数字化未来向前发展时,事务所对科技的投资就已经开始了。律师事务所知道他们必须投资,但有些律师事务所并不总是很确定该投资什么。客户会议将越来越多地在线上举行,而不是在办公室举行,这将对如何保持客户与律所的“粘性”提出进一步的挑战。了解买方需求并收集数据的数字化平台将更为重要。数字化产品将使企业内部法律顾问团队和外部律师结合在一起,而不是与个别合伙人和个别团队打交道的散碎经验。

客户将逐渐成为消费者,并以他们在生活中购买其他服务的方式购买律师事务所的服务。随着Covid-19的继续发展,律师事务所的营销将不可避免地从活动和招待转变为更注重自助服务、更成熟且更谨慎地使用客户数据的具有洞察力的数字化产品。最后,这可能会成为一个转折点,客户可能会寻求从小时费率转向更多的固定价格产品以在花费上获得更大的确定性。从积极的一面来看,律师事务所往往低估了客户对合伙人和事务所的忠诚度。客户是充满善意的,他们了解一家律师事务所的主张、理念及其品牌。当我们走出困境时,提升品牌是至关重要的。

Paul Smith是Calls 9公司Professional Services部门的主管,该公司为世界各地的律师事务所领导人提供咨询服务。到目前为止,他一直担任安睿顺德伦律师事务所的主席,并与Sally Dyson合著了《真实的交易:有效的律师事务所领导力》(The Real Deal: Law Firm Leadership That Works)一书,该书最近由汤森路透出版。关于这本书, Richard Susskind OBE教授,Tomorrow’s Lawyers一书的作者,如此评价:“对于当前的、有抱负的律师事务所领导者来说,我对这本书赞不绝口。植根于丰富的经验,本书每一页都充满了实际的指导和深刻的洞察力。这本书应该成为世界各地律师事务所管理层的必读书目。”
邮箱:paulsmith@calls9.com

这是我们希望能够有所帮助的第一份建议。在勉强接受Covid-19影响之际,我们将进一步发布从Paul那里获得的建议。如果您想联系Paul,请参见上面他的电子邮件地址。

请注意安全,并且,如果您想参加该领域的网络研讨会,或者需要我们In-House Community提供帮助,请给我留言至此邮箱:patrick.dransfield@inhousecommunity.com

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Patrick Dransfield

Patrick Dransfield

Patrick Dransfield

由于Covid-19,世界已经发生了变化,而在过去的三年中,私营部门法律服务业的经营状况正经历至少20年以来(如果不是有史以来)的最大滑坡。

就像从不修理自家漏水水龙头的水管工一样,律师事务所的高级合伙人也并不总是在自己的危机管理上投入应有的时间和精力。在客户危机显现之际,就各种行为的法律后果向客户提供咨询是一回事;而处理Covid-19这一黑天鹅事件对我们自己业务、家庭和同事的影响,则是另一回事。传统意义上,高级合伙人没有太多的建议或“白发”经验可以借鉴。律师这个职业并不适宜被描述为一份“有同情心的”职业,而且这一行业的性质天然就是竞争性的。幸运的是,最近刚刚从国际性律师事务所安睿顺德伦律师事务所退休的Paul Smith,在我们面临Covid-19危机最困难(希望如此)之际,将与我们分享一些初步的想法。

有关其他的黑天鹅事件,诸如SARs、1997年亚洲金融危机以及2007年世界金融危机等事件,我想与大家分享四点建议:

  1. 具有同情心,并尽最大努力为他人着想——Covid-19病毒不会区分客户或合伙人,富人或穷人,黑人、中国人或白种人——我们要捍卫的是我们共同的人性。并且,由于我们不一定完全了解Covid-19对他人的影响程度,我们首先需要关注他人的潜在状况。
  2. 对你所有的利益相关方保持开放、坦诚和诚实的态度——机构客户与律师事务所的关系可能比您想象的要更加深入。您的律师事务所的消亡,这种情形并不符合您的大客户的利益。因此,与客户进行长时间的、坦诚的对话是至关重要的,你们可以讨论律所如何帮助他们以及他们又能如何帮助律所。
  3. 保持创新力——现在是做那些您以前从来没有时间做的项目的时候了;毕竟,正是人类在逆境中的聪明才智,激励着我们在这个星球上取得共同的成功。
  4. 将“假装镇定”传达给你周围的人——这是我最小的儿子的院长Jonathan Millatt说的话,我对此很有共鸣。

最后要说的是Mindful Business Charter,它在一开始可能看起来相关性不大,但实际上是相互联系的。由于我们都有自己的与Covid-19相关的故事,我们需要表现出我们对他人是敏感的并富有同情心的。远程办公意味着我们无法像与对方在同一间屋子里那样来判断我们的话语、电子邮件和语气所带来的影响。Mindful Business Charter已逐渐发展,用于帮助企业内部法律顾问团队与其外部律师团队之间的远程交易沟通得以顺利进行。现在是时候采纳和扩展Mindful Business Charter原则,这样我们就不会因为别人的不得体和欠考虑的交流而感到不必要的烦恼或受到伤害。
https://mindfulbusinesscharter.com/

由上海市锦天城律师事务所提供中文翻译

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